De 5 meest voorkomende fouten bij het kiezen van een ERP

Hoe kies je het juiste ERP-systeem, en welke fouten vermijd je best?

1. Een ERP kiezen die de problemen niet oplost

Uit onderzoek van KPMG blijkt dat bij slechts 25% van de ERP-implementaties alle vooraf gestelde voordelen effectief gehaald werden. Dat is belachelijk weinig.

Ervaring leert me dat het probleem zich voornamelijk situeert bij het effectief bepalen van die doelstellingen. Meestal zijn die niet concreet genoeg.

Stel dat bepaald wordt dat de ERP-oplossing moet bijdragen tot het creëren van meer overzicht op het aankoopbeheer van een organisatie. Hoe kwantificeert u de mate van overzicht op die cijfers? Bij welke hoeveelheid overzicht is de ERP-implementatie succesvol?

Een voorbeeld van een meer concrete doelstelling zou kunnen zijn dat het ERP-pakket moet bijdragen tot het reduceren van de overtollige stock met minstens 10% binnen het jaar. Of dat het ERP-pakket automatisch de aankopen moet plaatsen bij de goedkoopste leverancier, en dat de marge hierdoor minstens 1,5% moet stijgen ten laatste 3 maand na de implementatie.

Duidelijk afgebakende wensen noteren op voorhand, stellen u in staat om nadien eenvoudig te kunnen evalueren als de ERP-leverancier zijn job goed gedaan heeft. Méér zelfs: die doelstellingen op voorhand concretiseren, kan er toe bijdragen om de ERP-implementatie helemaal uit te stellen.

Stel dat alle doelstellingen te maken hebben met het centraliseren en bruikbaar maken van informatie uit een organisatie, kan het bijvoorbeeld slimmer (en goedkoper) zijn om een BI-tool te gaan overwegen, in plaats van naar ERP-aanbieders te kijken.

2. De ERP-leverancier inschakelen op het verkeerde moment

Zowel ERP-leveranciers als onafhankelijke onderzoekers starten steeds vanuit de veronderstelling dat er nood is aan ERP binnen bedrijven, en dat die nood onmiddellijk in de praktijk kan omgezet worden.

Wanneer is een onderneming klaar voor ERP? Het is een vraag die nergens aan bod komt, maar één die voor kleine organisaties behoorlijk relevant is.

We kunnen nochtans de meest voorkomende kritieke succesfactoren van een ERP-implementatie uit wetenschappelijke publicaties halen, en deze terugbrengen naar de staat van een bedrijf waaraan deze dient te voldoen.

1. Er moet een duidelijk bedrijfsplan met concrete doelstellingen en een visie bestaan
2. Het topmanagement moet voor de volle 100% achter de ERP-beslissing staan
3. De organisatie moet bereid zijn haar bedrijfsprocessen fundamenteel te herstructureren

De combinatie van deze drie voorwaarden, definieert een organisatie die in zo’n mate groeit (of gegroeid is), waarbij de huidige software oplossingen niet meer volstaan, en waarbij de introductie van een nieuwe software(koppeling) niet alle problemen zullen oplossen.

Het punt die ik hierbij wil maken, is dat de onvoorwaardelijke combinatie van drie voorwaarden doorslaggevend is, om zelfs maar ERP te kunnen overwegen.

3. Vergeten de credibiliteit te checken van de ERP-aanbieder

Stel dat u van plan bent om het dagelijks bestuur van uw bedrijf uit handen te geven aan een externe CEO. Op basis van welke factoren zult u beslissen welke kandidaten serieus in aanmerking komen om het lot van uw bedrijf op te nemen? Met wie u een gezellige babbel heeft? Wie de mooiste bedrijven op de CV heeft staan? Of de kandidaat met relevante ervaring, vergezeld met positieve aanbevelingsbrieven van de raden van bestuur?

Ik doe een wilde gok, en vermoed dat u voor de laatste optie gaat.

Waarom wordt die redenering dan ook niet doorgetrokken bij de keuze van ERP-leverancier? Ik doe een aantal spontane suggesties:

• Bel eens de referenties op die de ERP-leverancier zelf aanreikt, of die op hun website staan, en pols naar de ervaring met het pakket of de partij
• Google naar “ervaringen met”, aangevuld met de naam van ERP-leverancier of software oplossing, en ga op zoek naar reviews op onafhankelijke websites
• Vraag uw contactpersoon bij de ERP-aanbieder naar soortgelijke implementaties bij voor u relevante klanten, en vraag hen om een heel specifieke functionaliteit live te demonstreren

Dit zijn voor de hand liggende, bijna banale, suggesties. Veel gênante situaties kunnen nochtans vermeden worden door deze eenvoudige kwaliteitsfilter toe te passen. Werk enkel met ERP-aanbieders die slagen voor deze test, het gaat hier over de basics.

4. Geen lastige vragen stellen aan de ERP-leverancier

ERP-implementaties hebben een aanzienlijke impact op de complete functionering van een bedrijf. Uit onderzoek blijkt dat een typische implementatie zo’n 14 maanden duurt, waarbij de gemiddelde ROI na 6 jaar nog steeds negatief is. Go figure.

Het gaat hier niet om een vrijblijvend plug-and-play softwarepakketje. Dit is de toekomstige werking van uw bedrijf waarover het gaat. Het is uw plicht om een pain in the ass te zijn tegenover de ERP-leveranciers tijdens het selectieproces. Ga uit van een worst-case scenario.

1. Wat met garanties rond bereikbaarheid? Moet u wachten tot maandagmorgen als het ERP-pakket vrijdagavond plat valt? Welke garanties geeft men? Wat als die garanties niet nagekomen worden?
2. Hoe lang duurt de ERP-implementatie? Welke voorwaarden hangen er aan de deadline? Welke compensaties zijn voorzien als de deadline niet gehaald wordt?
3. Welke afspraken bestaan er rond gewenste uitbreidingen of aanpassingen na de oplevering van de ERP-oplossing? Aan welk tarief wordt er gewerkt? Wat is de gemiddelde behandeltijd? Hoe snel kunnen dringende zaken aangepakt worden?
4. Kunnen koppelingen met externe partijen onafhankelijk en zonder tussenkomst van de ERP-leverancier gebeuren? Stel dat u in de toekomst een webshop of app wenst te koppelen met de data uit uw ERP-pakket? Kan alle data extern geconnecteerd worden? Kosteloos?
5. In welke mate zal de werking van de nieuwe ERP-software zich aanpassen aan bestaande processen in uw organisatie? Of moet de werking van uw organisatie zich aanpassen aan de software? Welke garanties bestaan daaromtrent?
6. Wat als de ERP-leverancier failliet gaat? Wordt uw contiuniteit contractueel gegarandeerd? Kunt u zelf alle data op een herbruikbare manier uit het systeem halen in zo’n situatie?

Noteer alle antwoorden, en zorg dat deze expliciet in de finale overeenkomst uitgeschreven staan.

5. Zelf de knoop willen doorhakken

Nog steeds te veel beslissingsnemers in KMO’s hebben de arrogantie te denken dat ze zelf helemaal in staat zijn om de beslissing inzake ERP-pakket te maken. Sorry, welkom in de 21ste eeuw.

Zelfs in de overwegingsfase is het van extreem belang om reeds een gebalanceerd team samen te stellen met beslissingsbevoegdheid.

Een klassieke fout is dat enkel “de IT” wordt toegewezen in dat implementatieteam. Deze mogen uiteraard niet ontbreken, maar daarnaast is het even belangrijk om de mensen met jarenlange kennis over de bestaande bedrijfsprocessen mee aan tafel te zetten.

Ten slotte mag een afgevaardigde per type eindgebruiker van het pakket ook niet ontbreken. Ik heb al meer dan eens een geëngageerde arbeider praktische vragen weten stellen, die een aanzienlijke impact hadden op de uiteindelijke softwareoplossing.

Zet dit implementatieteam fysiek rond tafel als de geselecteerde ERP-leveranciers hun voorstelling komen doen. Voorzie daarna voldoende tijd om in team nadien samen een beslissing te nemen.

Als dit beslissingsproces zorgvolledig gecoördineerd wordt, en als de definitieve beslissing compleet gedragen wordt door het team, zullen alle aanwezigen geëngageerd zijn voor de verdere uitrol, en mogelijks zelfs ambassadeurs zijn tegenover collega’s.

Conclusie

Mijn complimenten. Informeren is de eerste stap. Aangezien u onderaan zo'n knoert van een artikel bent geraakt, bent u alvast geneigd de nodige informatie te verzamelen, vooraleer de stap richting ERP te zetten.

Maak eerst de denkoefening als uw bedrijf wel klaar is voor ERP, en onderzoek of ERP-software uw problemen wel degelijk zal oplossen.

Bent u er uit dat ERP een must is? Wees dan ontzettend kritisch op de verschillende leveranciers. Leg hen het vuur aan de schenen. En neem de beslissing vooral niet zelf, nodig alle betrokken partijen mee uit aan tafel.

Zorg tot slot dat alle mogelijke situaties en uitzonderingen besproken zijn, én in de finale overeenkomst met uw verkozen ERP-partij gedekt zijn.

Veel succes!

auteur: Stijn Blomme,  web expert bij KMO Adviescentrum en mede-zaakvoerder van de firma Webdoos.